O melhor software de gestão para a mediação de seguros depende do tipo de negócio, mas há critérios essenciais que devem ser analisados antes de decidir. É verdade que existem várias soluções no mercado nacional e que, à primeira vista, podem parecer semelhantes entre si.
Escolher o software certo tem impacto direto na gestão da carteira, na relação com as seguradoras e com os clientes, e no cumprimento das obrigações legais aplicáveis à atividade. Por isso, é essencial ter a certeza de que está a comparar os critérios certos. Neste artigo reunimos os pontos mais importantes a que deve dar atenção ao avaliar os vários programas disponíveis para agentes e corretores.
O que é um software de gestão para a mediação de seguros?
Um software de gestão para a mediação de seguros é uma plataforma que permite a agentes e corretores gerir toda a operação do negócio, desde a carteira de apólices até à relação com clientes, seguradoras e rede de subagentes. Além da gestão comercial, é também essencial para a gestão financeira e cobre normalmente as áreas como o processamento de comissões, o CRM e a análise do negócio.
Ter uma plataforma deste tipo permite cumprir obrigações legais como o registo à Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões (ASF), o cumprimento do Regime Jurídico da Distribuição de Seguros e Resseguros, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a emissão de faturação certificada pela Autoridade Tributária. Mas é, também, uma ferramenta central para que o negócio seja gerido de forma mais eficiente, com reflexo direto na organização interna, na relação com os clientes e, por consequência, no volume de negócios.
Quais os critérios para escolher o melhor software?
Não há uma única solução que sirva todos os agentes e corretores da mesma forma. A melhor escolha depende de vários fatores, sendo os principais a dimensão do negócio, o número de colaboradores e apólices em carteira, e a complexidade da estrutura organizacional.
O melhor programa para um pequeno agente com uma carteira local pode não ser a solução ideal para um corretor de média ou grande dimensão, com rede de subagentes e uma estrutura multi-escritório.
Para escolher o melhor programa há vários critérios a ter em conta, alguns frequentemente esquecidos. Conhecê-los ajuda a tomar uma decisão mais informada e, por isso, mais segura para o futuro do negócio.
Certificado pela Autoridade Tributária (AT)
Um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT) é uma obrigação que abrange a generalidade dos agentes e corretores que emitem faturas ou recibos no exercício da sua atividade. Caso seja obrigado a usar um programa certificado e não cumprir essa obrigação, o mediador fica sujeito a coimas.
O ERP lluni Seg é uma solução certificada pela Autoridade Tributária, com registo de documentos de faturação e SAF-T já integrado, o que dispensa o mediador de gerir esse processo em separado.
A facilidade de utilização
Qualquer agente ou corretor vai utilizar o software de gestão de forma frequente, muitas vezes várias vezes por dia, entre consultas de apólices, emissão de propostas e acompanhamento de sinistros.
Por isso, um dos pontos mais importantes ao escolher a plataforma é garantir que é fácil e rápida de usar, e que não exige conhecimentos técnicos avançados. De que serve um software completo que deixa o cliente à espera ou que é confuso para a equipa comercial? Se os colaboradores não sabem tirar partido das funcionalidades, qual é a sua utilidade prática no dia a dia?
As funcionalidades do sistema
Antes de decidir, vale a pena confirmar se as funcionalidades correspondem, de facto, às necessidades reais da sua atividade. Um bom software de gestão para a mediação de seguros deve detalhar, de forma clara e acessível, módulos como:
- Gestão de carteira de seguros, com acesso integral à carteira de clientes multi-seguradoras;
- Gestão financeira, com processamento de recibos, cobranças, fecho de caixa e prestação de contas às seguradoras;
- Gestão de sinistros, com partilha permanente de informação entre clientes e colaboradores;
- CRM e gestão comercial, com registo de leads, propostas e histórico de relação com o cliente;
- Campanhas comerciais e definição de metas e objetivos de produção;
- Gestão colaborativa de subagentes, com autonomia de consulta e processamento de comissões;
- Análises de negócio, para apoiar o planeamento estratégico com dados reais;
- Webservices de carteira, com integração online e em tempo real com as principais seguradoras nacionais;
- RGPD e faturação certificada, cumprindo as obrigações legais desde o primeiro contacto com o cliente.
Software cloud ou on-premises
Um software de gestão em cloud tem vantagens claras face a um sistema instalado apenas num equipamento local. Como toda a informação está armazenada remotamente, o agente ou corretor pode aceder à plataforma em qualquer lugar ligado à internet, seja no escritório, em casa ou junto do cliente.
A opção cloud costuma ser também mais segura, porque a informação está protegida e os backups garantem que os dados não se perdem em caso de falha de um equipamento. Ainda assim, há mediadores de maior dimensão que, por razões próprias de infraestrutura tecnológica, preferem manter uma solução on-premises. O ideal é optar por um fornecedor que disponibilize as duas opções, adaptando-se à realidade de cada cliente, em vez de obrigar o negócio a adaptar-se a uma única infraestrutura.
Preço: gratuito vs pago
Sendo a tecnologia hoje um fator decisivo para a relevância no mercado, ao escolher uma plataforma para o seu negócio apenas pelo fator preço e soluções demasiado económicas, pode ser sinónimo de funcionalidades limitadas.
A falta de integração com as seguradoras ou a ausência de um plano de implementação capaz de garantir as vantagens operacionais anunciadas pelo fornecedor acabam por comprometer o retorno esperado da solução.
Procure um fornecedor que permita experimentar a solução antes de decidir, e que seja transparente quanto ao que está incluído no plano base e ao que corresponde a módulos adicionais. Pagar um pouco mais por uma ferramenta mais completa, que cumpra todos os requisitos legais e que acompanhe o crescimento do negócio, compensa a médio e longo prazo.
Suporte ao cliente
O apoio ao cliente é subvalorizado no momento da escolha, mas durante a gestão diária do negócio vai ser determinante. Vai ter acompanhamento na implementação da plataforma? O que fazer se surgir uma dúvida sobre o processamento de comissões ou sobre uma integração com uma seguradora?
A disponibilidade do suporte e o tempo de resposta em caso de dúvida ou anomalia são fatores decisivos. A atividade de mediação não pode parar, por isso é essencial escolher um fornecedor com experiência reconhecida no setor e com uma equipa de suporte próxima.
Qual o melhor software para o seu tipo de negócio?
É importante é garantir que a solução se adapta ao negócio e não o contrário. Um agente de seguros que está a começar tem necessidades diferentes das de um corretor de média ou grande dimensão:
- Para negócios de menor dimensão, os critérios mais valorizados são a faturação certificada, o controlo simples da carteira e das cobranças, e o cumprimento do RGPD, sem exigir uma curva de aprendizagem longa.
- Para estruturas em crescimento, ganham importância a gestão financeira mais detalhada, o controlo de desvios entre comissões negociadas e recebidas, e a gestão de equipa.
- Para corretores de maior dimensão, com estruturas multi-escritório ou redes extensas de subagentes, tornam-se essenciais as análises de negócio avançadas, a integração via API com outros sistemas e a rastreabilidade financeira completa.
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